Stenhård kompetens sätter ny agenda i Toms Gruppens logistikavtal

"Bättre och mer strukturerade avtal" - och en förnyad konstruktiv dialog med leverantörerna. Det är två av de markanta förbättringar som Toms Gruppen lyfter fram efter en stor logistikupphandling i samarbete med TransportRådgivarna.

Komplett utbud av logistiktjänster
Mycket står på spel varje dag när guldtackor, marsipanbröd och andra söta frestelser rullar från Toms Gruppens produktion till externa lager - och vidare till detaljhandelskunder runt om i världen. Kraven på precision och kvalitet är hårda på den snabbrörliga konsumentvarumarknaden, samtidigt som logistiken är en betydande budgetpost.

Det hade dock gått ett antal år sedan Toms Gruppen senast hade sett över sina logistikavtal. Därför bestämde sig företaget för att genomföra en större logistikupphandling.

Head of Planning & Logistics på Toms Gruppen, Morten Jensen, säger:

Vi behövde ruska om saker och ting. Att återställa de senaste årens diskussioner och starta om våra samarbeten med en ny, tydlig baseline. Vi hade inte resurserna att göra det själva, och därför bestämde vi oss för att ta in en extern konsult

Efter några inledande sonderingar valde Toms Gruppen att lägga ut uppgiften på TransportRådgivarna, som tidigare löst deluppgifter åt företaget. Den här gången var det dock den totala logistiken som stod på spel: Den externa lagerdriften i Danmark, transporter från produktionen i både Danmark och Polen samt distribution till kunder i Danmark, övriga Europa och utomeuropeiska marknader.

För att hålla tempot uppe tilldelade TransportRådgivarna två projektledare och ett större team till uppgiften.

Fullständig kartläggning gav en stark utgångspunkt
Nyckeln till en stark förhandlingsposition är trovärdighet. Det var Morten Jensen helt på det klara med, och därför var det avgörande att dokumentera Toms Gruppens behov och kundkrav med vad han beskriver som "en enorm detaljnivå". Ingenting fick lämnas till tolkning eller senare diskussion.

Själva kartläggningen är extremt komplex och tidskrävande. Men vi tyckte att TransportRådgivarna levererade, och de gav oss en mycket välstrukturerad, databaserad översikt. Analytikern visade också sin styrka när vi behövde gå bakåt i beräkningarna. Vi kunde känna att hon verkligen förstod den mycket komplexa bilden, och det skapade förtroende för processen.

Var ska tyngdpunkten ligga inom logistiken?
Toms Gruppen ville också utmana status quo när det gällde det externa lagret: Skulle det fortsätta att ligga på Själland - eller skulle det vara bättre att flytta till Jylland, norra Tyskland eller södra Sverige?

För att skapa transparens i beslutsprocessen genomförde TransportRådgivarna en större analys av de olika scenarierna med en konsekvensberäkning av samtliga logistikkostnader. En beräkning som krävde en djup förståelse för Toms Gruppens lagerverksamhet och inkluderade allt från inkommande transporter, lagerhyra, lagerhantering och samplockning till utgående transporter.

Stenhård kompetens tog hem kontrakten I sin utvärdering av processen betonar Morten Jensen vikten av att ta ombord en extern rådgivare - och han har tydliga kriterier för vilken:

Du måste fråga dig själv om du har resurser att kartlägga uppgiften och förhandla fram avtalen. Dels är det tidskrävande, och dels räcker det inte med operativ erfarenhet. Uppgiften kräver också att du känner till leverantörslandskapet och vet vilka krav du med fog kan ställa på den aktuella marknaden. Både vad gäller priser och villkor.

För ett företag av Toms Gruppens kaliber var det också avgörande att deras rådgivare hade den pondus som krävdes för att skapa verklig konkurrens mellan marknadsledarna - och driva de ibland tuffa förhandlingarna.

Här tyckte vi att projektledaren var stenhård. Självkörande på långa sträckor och bra på att avgöra när han skulle involvera mig..

Ny konstruktiv dialog
Det var en fördel för Toms Gruppen att TransportRådgivarna utmanade leverantörerna och tog den kritiska rollen i processen. Det gav Morten Jensen och hans kollegor utrymme att fokusera på relationen till leverantörerna och framtiden i sin dialog. Morten Jensen understryker:

Slutsatsen är att vi har uppnått det vi ville med avtalen. Samtidigt har vi skapat en motiverad grupp av leverantörer som vi har en konstruktiv dialog med. Nu ligger fokus på att fortsätta minska komplexiteten och utvecklas tillsammans.

Efter avtalstecknandet har Toms Gruppen ett 2-årigt serviceavtal där TransportRådgivarna utför fakturakontroller och finns tillgängliga för eventuella utmaningar eller nya behov.

I samarbetet med TransportRådgivarna betonar Toms Gruppen bland annat:

• Logistikavtalen har genomgått en rejäl upprensning, både vad gäller antal leverantörer, villkor och priser.
  
  
• En ny metod för sjöfartsavtal säkerställer kontinuerlig optimering under avtalsperioden - med mindre ansträngning.
  
  
• Grundliga analyser gav en djup och korrekt inblick i dina egna krav och behov - och en stark förhandlingsposition.

• TransportRådgivarna skapade en förhandlingsstrategi som skapade en rejäl konkurrens till Tomsgruppens fördel.
  
  
• Toms Gruppen har verifierat att deras priser ligger i linje med marknaden.
  
  
• Processen och de nya avtalen har banat väg för en konstruktiv dialog med leverantörerna med fokus på bättre verksamhet.
  
  
• Stark kompetens hos TransportRådgivarna gav lugn och trygghet i processen - och bra avtal.