När kunderna suktar efter godis måste allt klaffa.

En bra balans mellan pris och kvalitet var ett av kraven som Privab ställde när de skulle delta i en koncerngemensam upphandling av transporter.

“Vi jobbar med det som ger guldkant och det som smakar gott. Även produkter som ger energi och kraft som man kan hitta på ett gym”, säger Jonas Carpvik, interim Chief Operations Officer på Privab.

Privab är en grossist inom godis, snacks och drycker för service- och dagligvaruhandeln, samt functional food som t ex energibars och energidrycker som levereras främst till gym och träningsanläggningar.

Sedan några år tillbaka ingår Privab som ett av närmare 50 bolag i den börsnoterade globala koncernen Humble Group inom FMCG (Fast Moving Consumer Goods). Privab har över 4000 lagerförda produkter och leveranser över hela Sverige med främst Trollhättan som en hub för lager, inköp och försäljning.

Leveranser till alltifrån den lilla kiosken på hörnet till stormarknaden vid centrum
Privab har ett ursprung i att arbeta mot servicehandel med alltifrån små kiosker och mindre butiker till att nu ha utvecklats till att vara en stor leverantör även till dagligvaruhandel såsom t ex ICA.

Jonas berättar:

Kedjekunder jobbar framför allt med planerade leveranser men sedan gammalt har vi också mindre kunder som i stort sett kan lägga sin order idag fram till kl 12 och ha leveransen redan nästa dag. Det ställer väldigt stora krav på vår organisation med allt ifrån lagerplocket till att leveranserna ut till kunderna fungerar. Därför blir vi till stor del en logistikaktör.

Koncerngemensam upphandling
Humble Group äger flera bolag som har intensiva transportlösningar och behov. Enligt Jonas står Privab för den största och kanske mest komplexa fraktvolymen inom koncernen eftersom de har den typ av kundstruktur som de har och är även väldigt transaktionsintensivt. Privab blev inbjudna till ett koncerngemensamt upphandlingsprojekt och tackade direkt ja.

Jonas berättar vidare: 

De startade upp en projektgrupp som jag satt med i och där fick vi väldigt bra hjälp av TransportRådgivarna. Tillsammans med våra systerbolag gick vi igenom hur vi jobbade med våra transporter i respektive bolag i dagsläget och vad vi skulle behöva framåt.

Därefter hjälpte TransportRådgivarna till med att göra analyser på befintliga lösningar och var också rådgivande i hur man skulle kunna göra istället. Det här resulterade sedan i ett upphandlingsunderlag. Efter urval av alternativa lösningar valdes två slutgiltiga finalister ut som granskades skarpt, vilket till slut landade i det slutgiltiga valet av transportleverantör.

Balansen mellan pris och kvalitet
En viktig faktor för Privab var att vid upphandlingen noga väga in kvalitetsaspekten på transportleverantören och inte bara fokusera på ett lågt pris. Jonas säger:

“Vi kan inte bara hänga upp oss på att spara pengar på bekostnad av att det blir strul för våra kunder. Där måste jag verkligen säga att de vi jobbade med på TransportRådgivarna var väldigt bra på att under hela projektet väga in balansen mellan parametrarna kvalitet och pris.

Ett av kraven i upphandlingen var också att ha enbart en kontaktyta med en leverantör, som i sin tur kan ha underleverantörer som sköter transporterna. Målet har hela tiden varit att hitta en totallösning. En annan viktig del var att Privab behövde ha en väldigt flexibel transportör som kan växla upp inför stora volymökningar inför särskilda kampanjer som kräver större leveranser, t ex halloween och påsk.

Att byta rutiner och leverantörer kan vara krävande Jonas poängterar också att man ska vara medveten om att det kan finnas en viss oro inom en organisation inför att byta transportleverantör. I vissa regioner hade man arbetat med samma transportör i väldigt många år och aldrig gjort några förändringar. Det fanns inarbetade rutiner hos Privab, och kunderna kände förarna som kom och levererade. Det här kunde skapa viss nervositet inför förändringen i och med att många satt på viss specialistkunskap, t ex som att köra varor till udda adresser med särskilda förutsättningar. Här var TransportRådgivarna viktiga även mot den egna verksamheten internt, där de hjälpte till att övertyga medarbetarna om fördelarna med en upphandling. Och, efter en kort inkörningsperiod har också det mesta nu fallit på plats.

Och var det värt det?
Jonas avslöjar:

Ja, men verkligen. Generellt har det gått jättebra, och bättre än vad vi hade förväntat oss. Och vi har faktiskt gjort en besparing på cirka 10% på våra transportkostnader.

En annan del som gav väldigt mycket var hela processen kring att se över alla flöden och granska dem. Det här gjorde att man hittade flera detaljer där man kunde göra kostnadsbesparingar och hitta nya smarta arbetssätt.

Jonas sammanfattar:

Och inte minst, fick vi ett utifrån-perspektiv från duktiga logistikmänniskor som kunde säga: så här gör ni idag, men skulle det kunna vara tänkbart att göra på det här sättet istället? Projektet innehöll på så sätt fler delar än att bara vara en ny transportlösning och en lägre kostnad, vi genomlyste ju hela logistiken.

Processen - så här gick det till att optimera Privabs transporter

• Logistikansvarig hos Privab tog fram underlag och statistik till TransportRådgivarna i form av t ex körrutter, volymer, antal pall, avvikelser mellan vanliga dagar och vissa storhelger.
  
  
• Underlaget bearbetades och analyserades hos TransportRådgivarna och blev till grund för ett upphandlingsunderlag.

• Löpande projektmöten för avstämningar av att allt var på rätt väg och att man fångat upp de rätta kraven.
  
  
• När anbuden sedan kom in lade Privab mycket tid och fokus på att tillsammans med TransportRådgivarna gå igenom dem, analysera och också ställa dem mot den nuvarande lösningen.
  
  
• Val av transportföretag och avtal, där allt hanterades av TransportRådgivarna.