Bundsolide kompetencer satte ny dagsorden i Toms Gruppens logistikaftaler

"Bedre og mere strukturerede aftaler" - og en fornyet konstruktiv dialog med leverandørerne. Det er to af de markante løft, Toms Gruppen fremhæver efter et større logistikudbud i samarbejde med TransportRådgiverne.

Komplet udbud af al logistik Der er meget på spil hver eneste dag, når guldbarrer, marcipanbrød og andre søde fristelser ruller af sted fra Toms Gruppens produktion til eksternt lager - og videre til detailhandelskunder verden over. Kravene til præcision og kvalitet er benhårde på markedet for fast moving consumer goods, og samtidig udgør logistikken en væsentlig post på budgettet.

Imidlertid var der gået en årrække, siden Toms Gruppen sidst havde givet logistikaftalerne et serviceeftersyn. Derfor besluttede virksomheden at gennemføre et større logistikudbud.

Morten Jensen, der er Head of Planning & Logistics hos Toms Gruppen, fortæller:

Vi trængte til at ryste posen. At nulstille de senere års diskussioner og genstarte vores samarbejder med en ny, tydelig baseline. Den opgave havde vi ikke selv ressourcerne til, og derfor valgte vi at inddrage en ekstern rådgiver.

Efter nogle indledende sonderinger valgte Toms Gruppen at lægge opgaven hos TransportRådgiverne, der tidligere har løst delopgaver for virksomheden. Denne gang var det imidlertid den samlede logistik, der var på bordet: Den eksterne lageroperation i Danmark, transport fra produktionen i både Danmark og Polen samt distributionen til kunder i Danmark, resten af Europa og oversøiske markeder. For at holde momentum i forløbet satte TransportRådgiverne to projektledere og et større team på opgaven.

Fuldstændig kortlægning gav et stærkt
afsæt Nøglen til en stærk forhandlingsposition er troværdighed. Det stod tydeligt for Morten Jensen, og derfor var det afgørende at få dokumenteret Toms Gruppens behov og kundernes krav med det, han betegner som ”en enorm detaljegrad”. Intet måtte være overladt til fortolkning eller senere diskussion. Morten Jensen fortæller:

Kortlægningen er i sig selv ekstremt kompleks og tidskrævende. Men vi oplevede, at TransportRådgiverne leverede, og de gav os et meget velstruktureret, databaseret overblik. Analytikeren viste også sin styrke, når vi fik brug for at gå baglæns i beregningerne. Her kunne vi mærke, at hun virkelig forstod det meget komplekse billede, og det skabte tillid i processen.

Hvor skulle tyngdepunktet ligge i logistikken?
Toms Gruppen ønskede også at udfordre status quo med hensyn til det eksterne lager: Skulle det fortsat ligge på Sjælland - eller kunne det bedre betale sig at rykke til Jylland, Nordtyskland eller Sydsverige?

For at skabe transparens i beslutningsgrundlaget gennemførte TransportRådgiverne en større analyse af de forskellige scenarier med en konsekvensberegning af samtlige logistikomkostninger. Et regnestykke, der krævede en dyb forståelse for Toms Gruppens lagerdrift og omfattede alt fra indgående transport, lagerleje, lagerhåndtering og co-pack til udgående transport.

Bundsolide kompetencer kørte aftalerne hjem
I sin evaluering af processen understreger Morten Jensen vigtigheden af at tage en ekstern rådgiver med ombord – og har også klare kriterier for hvilken:

Man skal spørge sig selv, om man har ressourcerne til at kortlægge opgaven og forhandle aftalerne. Dels er det tidskrævende, dels er driftserfaring ikke nok. Opgaven fordrer også, at man kender leverandørlandskabet og ved, hvilke krav man med rette kan stille på det aktuelle marked. Både i forhold til priser og vilkår.

For en virksomhed i Toms Gruppens kaliber var det også afgørende, at deres rådgiver havde tyngden til at skabe reel konkurrence mellem markedets førende udbydere - og køre de til tider hårde forhandlinger.
- Her oplevede vi, at projektlederen var rock-solid. Selvkørende på lange stræk og god til at vurdere, hvornår jeg skulle inddrages, uddyber han.

Ny konstruktiv dialog
Nok så væsentligt var det en fordel for Toms Gruppen, at det var TransportRådgiverne, der tryktestede leverandørerne og tog den kritiske rolle i forløbet. Det gav Morten Jensen og hans kolleger rum til at fokusere på relationen til leverandørerne og fremtiden i deres dialog.

- Konklusionen er, at vi har opnået det, vi gerne ville i aftalerne. Samtidig har vi fået skabt en motiveret kreds af leverandører, som vi har en konstruktiv dialog med. Nu er fokus på fortsat at reducere kompleksiteten og udvikle os sammen.

Efter kontrakterne er underskrevet, har Toms Gruppen en 2-årig serviceaftale, hvor TransportRådgiverne gennemfører fakturakontrol og står til rådighed ved udfordringer eller nye behov.

I samarbejdet med TransportRådgiverne fremhæver Toms Gruppen bl.a.:

• Der er ryddet grundigt op i logistikaftalerne, både i forhold til antal leverandører, vilkår og priser.

• En ny tilgang til søfragtsaftalerne sikrer løbende optimeringer i aftaleperioden – med en mindre arbejdsindsats.

• Grundige analyser gav en dyb, præcis indsigt i egne krav og behov – og en stærk forhandlingsposition.

• TransportRådgiverne lagde en forhandlingsstrategi, der skabte reel konkurrence til Toms Gruppens fordel.

• Toms Gruppen fik verificeret, at deres priser er markedskonforme.

• Processen og de nye aftaler har banet vejen for en konstruktiv dialog med leverandørerne, hvor fokus er på bedre drift.

• Stærke kompetencer hos TransportRådgiverne gav ro og tillid i processen – og gode aftaler.