Når kunderne har lyst til søde sager, skal alt gå rigtigt til

En god balance mellem pris og kvalitet var et af Privabs krav, da de deltog i et koncernomfattende transportudbud.

»Vi arbejder med det, der giver kant, og det, der smager godt. Også produkter, der giver energi og power, som man kan finde i et fitnesscenter,« siger Jonas Carpvik, konstitueret Chief Operations Officer hos Privab.

Privab er grossist inden for slik, snacks og drikkevarer til service- og dagligvarehandlen samt functional food som energibarer og energidrikke, der primært leveres til fitness- og træningscentre.

Privab har i et par år været en af næsten 50 virksomheder i den børsnoterede globale koncern Humble Group inden for FMCG (Fast Moving Consumer Goods). Privab har over 4000 lagerførte produkter og leverancer i hele Sverige med Trollhättan som knudepunkt for lager, indkøb og salg.

Leveringer til alt fra den lille kiosk på hjørnet til supermarkedet i byens centrum
Privab har sin oprindelse i at arbejde med servicehandel med alt fra små kiosker og små butikker til nu at have udviklet sig til at være en stor leverandør også til dagligvarebutikker som ICA.

»Kædekunder arbejder hovedsageligt med planlagte leverancer, men vi har også længe haft mindre kunder, som kan lægge deres ordre i dag indtil kl. 12 og få den leveret næste dag. Det stiller meget høje krav til vores organisation med alt fra plukning på lageret til at sikre, at leverancerne til kunderne fungerer,« fortsætter Jonas. »Derfor er vi i høj grad en logistikaktør.” 

Udbud for hele koncernen
Humble Group ejer flere virksomheder, der har intensive transportløsninger og -behov. Ifølge Jonas står Privab for den største og måske mest komplekse fragtmængde i gruppen, fordi de har den type kundestruktur, de har, og også er meget transaktionsintensive. Privab blev inviteret til et koncernfælles indkøbsprojekt og takkede straks ja. Jonas fortsætter:

»De /Humble Group) nedsatte en projektgruppe, som jeg var en del af, og vi fik rigtig god hjælp fra TransportRådgiverne. Sammen med vores søsterselskaber gennemgik vi, hvordan vi arbejdede med vores transport i de enkelte selskaber i dag, og hvad vi ville få brug for fremover.«

TransportRådgiverne hjalp derefter med at analysere eksisterende løsninger og gav også råd om, hvad der kunne gøres i stedet. Dette resulterede i et udbudsdokument. Efter udvælgelsen af alternative løsninger blev to finalister udvalgt og gransket, hvilket i sidste ende førte til det endelige valg af transportør.

Balancen mellem pris og kvalitet
En vigtig faktor for Privab var nøje at overveje kvalitetsaspektet ved transportøren under indkøbsprocessen og ikke kun fokusere på en lav pris.

»Vi kan ikke bare hænge os i at spare penge på bekostning af ulejligheden for vores kunder. Jeg må sige, at de mennesker, vi arbejdede sammen med hos TransportRådgiverne, var meget gode til at afbalancere parametrene kvalitet og pris gennem hele projektet,« siger Jonas.

Et af kravene i udbuddet var også, at der kun skulle være én kontaktflade med én transportør, som igen kan have undertransportør, der håndterer transporten. Målet har hele tiden været at finde en totalløsning. Et andet vigtigt aspekt var, at Privab skulle have en meget fleksibel transportør, der kan skifte ved store stigninger i volumen til særlige kampagner, der kræver større leverancer, som f.eks. halloween og påske.

 

Det kan være krævende at skifte rutiner og leverandører
Jonas påpeger også, at man skal være opmærksom på, at der kan være en vis berøringsangst i en organisation, når det handler om at skifte transportleverandør. »I nogle regioner havde de arbejdet med den samme transportør i mange år og aldrig foretaget nogen ændringer. Privab havde etableret rutiner, og kunderne kendte de chauffører, der kom og leverede. Det kunne skabe en vis nervøsitet for skiftet, da mange havde en vis specialviden, f.eks. om at køre varer til mærkelige adresser med særlige forhold. Her var TransportRådgiverne også vigtige for deres egen organisation internt, hvor de hjalp med at overbevise medarbejderne om fordelene ved et indkøb. Og efter en kort indkøringsperiode er det meste nu faldet på plads.

Og var det det hele værd?

»Ja, helt ærligt. Alt i alt er det gået rigtig godt og bedre, end vi havde forventet. Og vi har faktisk sparet ca. 10 % på vores transportomkostninger«, fortæller Jonas.

En anden del, der var meget gavnlig, var hele processen med at gennemgå alle flows og granske dem. Det afslørede flere detaljer, hvor der kunne spares omkostninger og findes nye, smarte måder at arbejde på.

Jonas opsummerer: »Og ikke mindst fik vi et perspektiv udefra fra gode logistikfolk, som kunne sige: Det er sådan, I gør det i dag, men kunne det være muligt at gøre det på denne måde i stedet? På den måde indeholdt projektet mere end bare en ny transportløsning og en lavere pris, vi analyserede hele logistikken.

Processen – sådan blev Privabs transport optimeret

1) Logistikchefen hos Privab udarbejdede dokumentation og statistik til TransportRådgiverne i form af f.eks. kørselsruter, mængder, antal paller, afvigelser mellem normale dage og visse større weekender.

2) Dataene blev bearbejdet og analyseret af TransportRådgiverne og blev grundlaget for et udbudsdokument.

3) Løbende projektmøder for at kontrollere, at alt var på rette spor, og at de rigtige krav var blevet identificeret.

4) Da tilbuddene kom ind, brugte Privab meget tid og fokus på at gennemgå dem sammen med TransportRådgiverne, analysere dem og sammenligne dem med den nuværende løsning.

5) Valg af transportfirma og kontrakt, hvor alt blev håndteret af TransportRådgiverne.